怎样做好档案的收集工作
一、要建立企业档案管理网络系统
企业档案管理要有明确的企业领导分管档案工作，由档案室负责集中统一管理企业各部门形成的各种载体的档案资料，各职能部门和基层单位都要落实一名兼职档案员，具体负责本部门和本单位现行文件材料的收集、保管和归档工作。以档案室为龙头，下联各职能部门和基层单位都有专人分管,做到项项有人负责,层层有人把关,就像一幅网络图,网络着整个文件材料的形成、积累、运转工作。
二、建立健全档案管理各项制度并采取有效控制措施
建立健全档案管理各项制度，制订执行制度的有效控制措施，是做好档案工作的必要措施和保证。各项制度建立健全了，使档案管理工作有章可循，为档案文件的收集、整理、立卷、保管、利用等也提供了可靠的保证。有效措施的控制，在收集、归档环节上畅通，应该收集的能及时收上来。
现重点介绍一下文件材料形成积累制度（三列入、四参加、四同步、一把关）。
（一）、三列入：
企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位职任制。考核“三列入”时要察看各项工作标准和文字依据材料，如列入企业有关部门职责范围一条，就是要求凡是能够形成文件材料的部门，其职责范围必须有一条有关文件材料形成积累、管理的规定。如扩建处职责范围中应有，“负责基本建设文件材料的形成积累、归档工作，在建设项目验收后的三个月内向综合档案室移交文件材料”等相关要求。财务部职责范围中应有：“负责会计档案的形成积累、整理与归档工作，隔年向档案室移交”等等。
（二）、四参加：
企业产品试制定型、科研成果鉴定、主要设备开箱、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。在考核时要察看档案人员参加工程验收、设备开箱验收签字单或意见单。落实“四参加”制度的目的就是抓档案的源头，掌握第一手资料和生产最前沿的信息。如参加设备开箱验收，就可以避免资料流失，保证归档后有秩序地提供给有关人员共享。否则，资料可能落在个别人手中，长期所在别人的柜子里，在某些技术环节上形成不应有的独断。甚至到后来是人走资料丢，影响了工作。
（三）、四同步：
档案工作与科研、设计及勘察、观探测等各项活动实行“四同步”管理。即：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进行同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
（四）、一把关：
即把好外出人员带回材料收集关。
企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按归档范围的规定、及时向档案部门归档。由档案部门签字后，方能到财务部门报销旅差费。
制度的建立可能还是白纸一张，必须有综合的配套控制措施，渗入企业生产经营的各个环节，纳入各级管理人员的工作程序。如淮北电厂实行《工程决算审核会签单制度》，该制度是一个流程形式，档案部门把手最后一关。所有应该编制的图纸、项目资料归档必须齐全完整，要想从财务把钱拿走，就必须过档案这一关。这一规定非常有效地解决了项目档案收集难的问题。
三、做好文件的平时积累收集工作
虽然归档工作一般按年度进行，但不是一定要等到每年年终才开始着手。实践证明，如果重视文件的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理工作变得十分轻松。要做好文件材料的平时积累工作，应注意以下几点：
（一）严格登记
收发文件的登记是文件来往的必经关口，因此，把好这一关，就能保证机关单位主要文件的齐全完整。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等均逐件登记建帐，可以做到“家底清楚”，有据可查，是保证机关单位文件齐全完整的一项重要措施。登记时，不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对本机关数字统计报表、专题材料以及外出开会、检查工作、有关人员带回本单位的文件材料等等也要认真登记，以使“帐外文件”（未经收发登记和打印、编号的文件）也能及时收回，免出漏洞。
（二）及时收集
及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底要整理了才进行。而应区分不同情况，明确归档时限。因为有些文件材料在办公部门中留存时间太长，遇上机构变化、人事变动、工作调整时，很容易散失，造成归档文件不齐全、不完整。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件；也可以采取定期清理的办法，按月或按季度进行；此外还可以进行一些临时性的收集工作，如与保密检查、节日清点文件以及人员、机构变动等相结合；对于一些临时性的大型活动，特别是跨部门举办的会议、展览等，在活动结束时，应将归档的文件及时收集起来。
(三)严格检查
对收集来的各种文件材料，应逐件针对以下各方面情况进行检查：首先，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。如收文与收文阅办处理单是否齐全完整。收文阅办处理单应与收文一并归档，收文阅办处理单是收文传递过程的真实记录，载有领导针对来文做出的有关批示，在履行传递职能过程中充分起到了传达领导意图，明确职责的作用，避免相互推诿，扯皮，提高工作效率。因此，两者应一并归档，以便切实有效地维护机关文件传递活动情况的历史原貌，保持文书处理工作的延续性、继承性和规律性。其次，文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次，这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章。
（四）随办随归
这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，应按照整理工作的具体要求，使收集来的零散文件系统化，以便于日常工作的查阅，并为年终整理归档打下基础。可以事先根据机关档案部门统一的要求编制归档移交目录，准备好不同档案盒，分别存放已办理完毕但未整理的文件和已按事由整理完毕的文件。
（五）妥善管理
管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料在综合部门或业务部门必须指定专职或兼职人员来管理，应配备专用的文件柜和文件夹（盒）。文件夹（盒）可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识，以便于平时文件的归类和提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。
归档要求及范围
公司《档案管理标准》详细规定了公司文件材料归档时间、归档份数、归档要求和范围。
一、归档时间
1 管理类文件材料及生产运行原始记录于次年3月31日前归档。
2 会计档案由财务部管理一年后移交档案室。
3 基建、大修、技改工程、科研项目、设备安装等材料，在任务完成后一个月内或告一段落时归档。
4 照片在冲洗加工后一个月内归档,录音带在工作完成后的一个星期内或随其他载体档案一起归档,录像带、光盘于次年的3月31日前归档。
5 员工因公外出（其费用为资料费）带回的文件材料，一个月内归档。
6 死亡员工档案，从死亡的第2年算起，在原管理部门保存5年后，移交档案室。
二、归档份数
一般文件材料归档1份，基本建设工程、重要的或利用频繁的归档2～3份。
三、归档要求
1 归档的文件材料应齐全、真实，统一使用A4纸，无圆珠笔、铅笔字迹，符合其形成规律，并标出符合实际内容的名称或标题。电子文件，必须形成一份纸质文件。声像材料应是未损坏的原版、原件，经过编辑整理，附文字说明。数码照片必须冲洗出一套像纸照片，并刻录二份光盘。
2 会计档案应保持原卷册的封袋，个别需拆封整理的，应会同财务部门和经办人员共同进行。
3 死亡员工档案应分类整理，填有卷内目录。
4 归档的文件材料，应编制移交目录，交接时双方在移交目录上签字。
归档的文件材料齐全有两个方面的含义：一方面是从数量上讲要保证档案的齐全。如果一套项目档案材料中只有竣工图和施工材料，缺前期项目规划及项目批准性文件，这不叫齐全，就是少一份原材料化验单也不叫齐全；另一方面是从质量上讲，不但要求从内容上维护一个项目档案的有机联系、系统完整，从整理上要求分类科学、组卷合理。
归档的文件材料真实，是指档案内容的真实性、准确性。如项目档案的内容能够真实地反映项目工程竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据可靠，签字手续完备。如果竣工图与建筑实物不符，比如说在施工中对原设计已变更，而竣工图上没有反映出来，那么竣工档案就不会达到真实准确的要求。
四、归档范围
1 上级机关的文件材料
1.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料。
1.2 上级机关颁发的文件材料。
1.3 党和国家领导人、上级机关视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等重要文件材料。
2 公司的文件材料
2.1 董事会、党的代表大会等重大会议文件材料。
2.1.1 会议通知、名单、日程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的声像材料等。
2.1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件。
2.1.3 会议参考文件、一般性的简报、小组讨论记录。
2.2 公司党委和行政办公会议记录。
2.3 公司召开的工作会议和重要的专业会议文件材料。
2.3.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、纪要、重要的声像材料等。
2.3.2 典型材料、代表发言、简报。
2.3.3 小组会议记录、参考材料。
2..4 公司召开的一般专业会议文件材料。
2.4.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料。
2.4.2 典型材料、代表发言、简报。
2.5 公司颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿。
2.6 公司的请示与上级机关的批复。
2.7 公司及职能部门的工作计划、总结、报告。
2.8 公司专题报告、典型的调查报告。
2.9 重要的信访文件材料（包括领导的指示、来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等）。
2.10 公司纪检、监察案件处理和处分的文件材料。
2.11 公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料。
2.12 公司及职能部门参加评比、升级、达标、认证等活动形成的文件材料（包括荣誉证书、奖杯、奖牌等）。
2.13 公司组织沿革、大事记、年鉴。
2.14 公司编辑并反映主要职能活动的出版物定稿和样本。
2.15 公司编印的情况反映、简报。
2.16 出国考察、友好往来、参加会议等公务活动形成的文件材料及从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料。
2.17 公司征用土地、住宅建筑、扩建方面的土地证、房权证、批复、换文、协议、占用地赔偿表等及解决边界纠纷的文件材料。
2.18 公司与有关单位签订的合同、协议等文件材料。
2.19 公司的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）。
2.20 公司各种普查、清产核资工作形成的文件材料。
2.20.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告。
2.20.2 原始记录。
2.21 公司形成的财务报表、凭证、账本等文件材料。
2.21.1 年度财务报告（决算）、会计保管清册、销毁清册。
2.21.2 会计凭证、账本、会计移交清册。
2.21.3 月、季度财务报告。
2.22 公司形成的审计文件材料。
2.22.1 审计工作的计划、总结。
2.22.2 审计工作的通知、规定、会议文件。
2.22.3 专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料。
2.23 公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、启用印信等文件材料。
2.24 干部任免文件材料。
2.24.1 直属上级机关对公司领导人任免的文件材料。
2.24.2 公司内部机构负责人的任免材料。
2.25 员工录用、转正、调资、定级、离退休、专业技术职务聘任、复转等文件材料。
2.26 工伤鉴定、抚恤等文件材料。
2.27 员工工作调动的行政、工资、党团组织关系介绍信。
2.28 公司劳动模范、先进工作者材料。
2.29 公司对有关人员的处分材料。
2.30 员工、党、团员名册。
2.31 财产、物资、档案交接凭证。
2.32 技术标准、运行系统图、生产运行原始记录、全公司性试验报告。
2.33 发电设备大修、验收记录、总结、报告。
2.34 科研成果鉴定、推广、奖励等文件材料。
2.35 基建工程的前期文件、设计文件及工程管理性文件、土建和水工施工文件、设备及管线安装施工文件、竣工文件(包括现场声像材料)。
2.36 基建工程的施工、安装、竣工图。
2.37 厂家提供的设备图纸及清册、说明书、试验记录、操作运行规程等。
2.38 大修、技改项目的招投标文件、合同、协议、有关图纸、说明书、验收资料、图纸更改单等全套文件材料。
2.39 反映公司重要活动的剪报、声像材料，有纪念意义和凭证性实物及展览照片等。
3 同级机关和非隶属机关的文件材料
3.1 同级机关和非隶属机关颁发的非公司主管业务但需要执行的法规性文件。
3.2 有关业务部门对公司工作检查形成的重要文件材料。
3.3 单位之间协商工作的往来文件材料。