档案知识宣传材料
档案管理是企业管理的一项重要工作，是企业的宝贵财富，规范归档和有效利用十分重要。为了进一步提高广大员工对档案管理的认识，了解更多的档案管理知识，为档案收集利用提供支持和帮助，我们编写了《档案知识宣传材料》供大家学习，目的在于通过重点介绍文件材料收集、利用的意义、方法及要求，进一步提高全员档案意识，积极主动地配合档案部门共同做好档案管理工作，提高公司的整体档案管理水平。
希望公司管理人员，特别是中层干部，广大员工，特别是各部门兼职档案员和资料管理人员，主动学习，掌握知识，按照要求，按时、完整、齐全上交本部门资料，为公司档案管理再上新台阶贡献自己的一份力量。
小档案大作用
提起“档案”，人们就会想起单位里一排排的档案柜及一个个案卷，感觉到那些是很严肃、很神秘、只有少数人接近的东西。其实，每个人、每个部门都与档案息息相关，档案就在我们身边。当人们需要它的时候，它可以用凭据和数字来“说话”，帮你寻根溯源，为你排忧解难，它“适用当今、惠及后人”。
档案作为公司的信息资源，是公司在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它反映了公司成长的每一足迹，蕴含着公司各项工作的知识结晶，印证了公司发展和改革的历程，记载着公司历史、传承着公司文明。档案在加强安全生产、提高企业管理，明晰产权关系等一系列工作中，它的价值和作用是无可替代的，公司档案工作多年的实践已充分证明了这一点。从以下几个档案利用效果典型实例可以看到，档案工作也是可以创造效益的，每个人、每个部门的各项工作都离不开档案，企业档案工作是一项“养兵千日，用兵一时”、需要靠档案人员长时间的工作积累才能见成效、发挥作用的默默无闻的工作。
一纸档案平息了一场赔偿风波
国有大企业的周边环境，历来都是感到棘手的问题，周边村民抱着“靠山吃山，靠水吃水”的观念，经常借题发挥，给企业的管理工作设置了很大障碍。2000年3月，市郊某村村委会因公司在原中继泵房建加油站占用土地问题，与公司发生纠纷，该村村委会诉中继泵房多占用其地，侵害了其权益，请求法院判令公司退回多占用的土地，并要求赔偿经济损失二十多万元及未修路的经济损失十五万元。公司法律顾问及经办人到档案室查找有关这块地的凭证性文件，公司档案室及时找出了有关当时征地的文件及赔偿协议。由于有了这些证据，经法院审理判决，公司胜诉，仅此一项，就避免了近40万元的损失。
档案作指导 效益也提高
公司200MW机组，其锅炉为WGZ670t/h-2型超高压，一次中间再热，自然循环，固态排渣煤粉炉。原设计煤种为：70%新密贫煤；30%义马烟煤的混合煤，属烟煤型。目前基本全烧新密贫煤，间或混有少量义马煤。锅炉燃烧的好坏直接影响发电机组的安全经济运行。但由于系统的需要，锅炉调峰频繁，给运行调整带来不利，很容易造成锅炉灭火，必须投入助燃油来保证其稳定燃烧。为了解决这一问题，锅炉运行人员到档案室查找有关200MW机组的档案资料，通过查找利用这些档案资料，经过反复论证及试验，制定出了电厂最低负荷燃烧调整方案，实现了200MW机组调峰至120MW全烧煤运行，达到了节能降耗的目的，保证了200MW机组安全经济运行，创造了良好的经济效益。
安全生产 档案有功劳
进入2002年12月以来，公司三台机组基本都是满负荷运行。各单位都在积极采取各种措施，全力以赴保证公司完成全年的发电、供热任务。但在12月9日，#3机高压导汽管法兰却发生漏汽现象，严重威胁到机组及职工人身的安全，生产管理部和检修公司共同研究决定，负荷高峰期过后，降低#1高调门门后压力进行消缺。时间紧，任务重，为了保证在最短的时间内消除缺陷，档案室的同志快速提供了有关图纸。汽机队的技术人员通过查阅图纸，得到了法兰的尺寸数据，并根据这些数据制作了合适的带压堵漏卡具，成功的进行了带压堵漏工作，避免了漏汽缺陷扩大，造成停机处理。使得机组运行处于良好的健康水平，为完成全年发电量奠定了良好基础。
档案作证 为职工排忧解难
2001年3月，公司退休某职工因无职称证，在购房时遇到了难题，其子女来我档案室查阅有关职称评定的文件，及时查出了该同志当年评定高级经济师的批文，从而使该同志的购房问题得以解决，维护了其个人的正当利益。
档案齐全 移交顺利
2001年7月，子弟学校向政府移交。在移交前，需向市教委及省局上报有关学校的资料，学校的宋老师等同志先后到档案室查找有关学校方面的资料，我们及时提供了关于当时建校情况、建筑设施、人员情况的档案。在人员交接中，因有一部分老师牵扯到转干问题，我们又提供了当时转干的批文，使得移交工作在8月底顺利完成。
通过档案利用实例也可以看出，企业档案的利用面很广，它涉及企业的各项工作及职工个人，在关键时刻，档案发挥了巨大的作用。
收集工作的重要意义
从档案知识宣传材料中，我们看到了档案管理的重要意义，但是要想做好档案的利用工作，首先要做好档案的收集工作。
文件材料收集工作就是按照上级有关规定和本单位的归档范围，把分散在各个部门和个人手中的文件，经过一定方式和手续加以清点和聚拢的过程。
收集工作是档案工作的起点。从全部档案工作的程序来说，是档案工作的第一环节，通过收集工作为档案工作提供实际的管理对象。有了档案，档案室才有进行整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作的物质条件。应归档的文件材料能否收集齐全，直接影响整理工作的开展，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。常言说：“巧妇难为无米之炊”就是这个道理。再高级的烹调师，做菜的配料不齐备，也做不出美味佳肴。档案工作也是如此。收集工作质量高低,直接关系到档案工作的其他环节。
根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定和应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”的规定，部门和个人对办理完毕的文件材料，应当随时收集起来根据实际情况定期或不定期向档案部门移交。
在收集过程中，不能忽略了我们中不少人或部门档案意识淡薄的现实。一些人归档意识不强，认为档案放在身边用时方便，而不愿意交到档案室归档。遇到机构变化，人员调动，工作调整时，这部分档案很容易散失。一旦遇到情况，需要查阅这部分档案时而又找不到，结果可想而知。
1998年武汉洪水严重时刻，中央领导亲临现场要求制订三段分治三定方案，当天就要完成，此方案须用遥感图资料，可档案室没有，有关技术人员一下慌忙起来，不知从何下手，此时，有人提起几年前搞过一个预案，可当事人不在。这时，又是一阵焦急，后来有人到当事人办公室找，庆幸的是档案还在，总算问题解决了。可如果及时将预案归入档案室，就不会有这场虚惊，再者如果找不到这份预案，问题可就大了。
一个自来水公司由于以前不重视档案工作，文件材料收集不齐全，保管不善，结果给城市建设带来极多的不便。最初，一有什么故障就找活字典（老职工），可时间久了活字典也不活了，经常因地下管网不清，挖断水管使单位之间发生矛盾，停工停产，包赔损失，甚至地面污水到处流而找不到原因，在这种情况下，公司只好抽出二十几个人，花费二十万元资金和两年的时间重新绘制地下管网图。
因为一些项目表面看不出什么，只能看档案，档案不齐全，管理将无从下手。因此，文件收集工作是整个档案工作的基础，没有收集工作，档案工作就没有物质对象，业务工作就无从谈起；没有收集工作，档案的完整、安全、利用就无法保证。所以档案收集工作是整个档案工作的基础和关键。
我们建议：1.相关部门要及时归档手中资料，做到完整、齐全、准确；2.相关人员以大局为重，该上交的资料一定要积极主动上交，确保重要资料齐全，为资料归档奠定基础。