关于公司文印设备及耗材管理办法（暂行）

各单位：

　　根据公司已发布的文印集中化管理方案，为了加强管理，控制办公文印成本，节约办公费用，方便各部门领取文印耗材，特制定此管理办法。

　　一、建立公司文印设备档案

　　1、各有关部门负责将公司批准本部门配置或留用的复印机、打印机的品牌、型号、购置时间、保管人员名单、联系电话等事项集中统计后，以电子文档形式发至总经理办公室文印中心（黄建敏处）。文印中心负责为每台文印设备建立管理档案，以便按公司规定发放其文印耗材和设备维修。凡未在文印中心建立档案的文印设备，文印中心一律不提供其耗材和维修。

　　2、凡配置有复印机的部门和打印机的办公室，要设专人保管、维护和使用，文印中心只负责提供文印耗材和维修，不再受理其复印、打印工作（公司公文除外）。

　　二、建立文印设备耗材使用档案

　　1、各有关部门配置的每台文印设备，要由其设备责任人负责建立复印资料或打印资料记录（纸质记录薄或电子文档夹均可），详细记载资料名称、内容摘要、资料页数、文印时间、经办人员、批准人员等内容，记录内容要真实可信，耗材用量统计准确，不得弄虚作假。

　　2、各有关部门配置的文印设备，要加强管理，原则上必须复印或打印与工作有关的文件资料。特殊情况下，凡属个人原因需要复印或打印资料时，先由本部门负责人签字同意，再经总经理办公室主管领导批准，方可复印或打印。未办理批准手续，擅自文印“私活”者，一经发现或举报，总经办将对其部门及个人进行严格考核。

　　三、文印耗材领用和设备维修办法

　　1、各有关部门需领用复印纸时，必须凭部门负责人签字的每台文印设备耗材使用记录薄（电子文档夹），到文印中心验证核实后，领取规定相应数量的复印纸张。

　　2、本着即节约又把工作干好的原则，各部门需更换打印机墨盒或粉盒时，先由本部门负责人签字同意，再经文印中心主管批准，方可以旧换新。

　　3、喷墨式打印机的墨盒更新，在保证打印文件清晰的前提下，原则上首选注入墨水方式。

　　4、各部门所属文印设备需维修时，由设备责任人提出维修申请，本部门负责人签字，经文印中心主管批准后，交由文印中心安排维修。

　　四、文印耗材的管理

　　1、文印中心负责每季度或半年采购一次文印耗材，采购计划经计划部审批后，到固定商户（经招标或议标确定）按约定的折扣率计价。

　　2、文印中心要设专人保管文印耗材，按文印中心有关规定，办理领用或出库手续。

　　3、文印中心的采购、管理等业务要接受公司纪监审部门的监督或审计。

　　本办法即日起执行。

         　　　　　　　　　　　                     　 总经理办公室

                          　　　　　　　　　　　　  二○○五年五月八日