《郑新公司文印集中管理方案》

   

     为了加强公司办公文印成本的控制，彻底扭转目前公司文印设备（复印机、打印机）配置混乱、管理分散，文印耗材和设备维修管理失控，费用浪费严重的被动局面，公司以郑新［2005］022号文下发了《关于发布实施〈郑新公司文印集中化管理方案（试行）〉的通知》，总经办根据《通知》要求，自4月1日起开始实施《郑新公司文印集中管理方案》，现将有关事项通知如下：

    一、关于控制文印费用的规定

    总经理办公室是公司所有文印费用支出的唯一的管理部门。自2005年4月1日起，所有未经公司总经办负责人签字的购买文印纸张、墨盒、复印碳粉等文印耗材的发票，公司财务部不得报销；信息中心、设材部保管的文印耗材，凭公司总经办负责人签字的领料单方可出库。

二、关于文印设备配置的规定

1、按规定复印机配置范围：培训部１台、检修公司１台、燃料公司１台、明远公司1台。因特殊情况确需配置复印机的其他部门，由部门提出申请，经公司主管领导审批后，由总经办负责配置。

2、各部门中层正职配置打印机１部。其他因特殊情况确需配置打印机的个人，由所属部门提出申请，经公司主管领导审批后，由总经办负责配置。

3、各部门有4人在同一房间办公的，该部门可提出申请，指定专人负责，经总经办审批后，可配置一台打印机共享使用。

4、各部门或个人未经批准不得擅自留用文印设备，一经查处按私匿公物论处。由总经办会同信息中心按照领用文印设备清单，逐一检查各部门的上交情况并考核。

5、各部门或个人现用的文印设备，凡不在配置范围内的或未经主管领导批准留下继续使用的，请在4月15日前上交总经办。收缴地点在生产办公楼6楼复印室和行政办公楼701复印室。

三、实施集中文印的时间和地点

1、自2005年4月15日起，文印中心开始工作。

2、公司办公大楼复印室设在701室，电话5156；打印室设在902室，电话5351。

3、生产办公楼文印室暂设在6楼生产部复印室，电话5163。

四、文印设备及耗材的管理办法

1、各部门复印资料要履行审批手续。填写《复印申请单》，30页以内的复印业务由本部门负责人签字；50页以内的复印业务需再由总经理办公室副主任签字；50页以上的复印业务由总经理办公室主任审批；凭审批后的《复印申请单》到文印中心办理登记预约手续。按规定配置复印机的各部门，统一到总经办文印中心凭日常耗材使用登记记录领取耗材。

2、各部门员工打印文字资料。可将需打印的文字资料电子文档通过OA办公自动化系统发送到文印室，通过电话通知文印室并预约取件时间，文印人员应尽量满足客户的时间要求，并对打印资料进行登记，记录打印资料的内容和印制数量，并请取件人签字认可。

3、总经理办公室控制执行公司每年度下达的文印费用计划。公司所有复印机、打印机的日常维修和维护统一由总经理办公室负责，信息中心配合；所有文印耗材的购置统一由总经理办公室负责报批采购计划和实施，纪监审部参与监督和审计。

4、公司多经单位（含自负盈亏单位）的文印管理，由明远公司总经理工作部参照《郑新公司文印集中化管理方案（试行）》拟定实施细则，认真执行。

5、扩建处可根据自身业务特点，参照《郑新公司文印集中化管理方案（试行）》执行。

                             

                                  　　　　　      总经理办公室

 

                                  　　　　　　　　　 二○○五年三月三十日