1、职业安全卫生管理体系文件的结构
    职业安全卫生管理体系文件可以有多种分类方法，最基本的是二种。第一种是分三类，即职业安全卫生管理手册、程序文件和作业文件；第二种是四类，职业安全卫生管理手册、程序、作业文件和记录。
    参照ISO/DIS 10013质量手册编制指南，建议把OHS管理体系文件分为三个层次：
    管理手册（A层次）、程序文件（B层次）、作业文件（C层次）。

2、OHS管理体系文件的内容
    按照体系文件的层次分类可知，OHS管理体系文件可有管理手册、程序文件、作业文件（即工作指令、作业指导书、记录表格证据等）。
    1．管理手册
    根据OHSMS标准及本组织职业安全卫生方针、目标而全面地描述本组织OHS管理体系的文件，主要供组织内的中、高层管理人员和提供客房以及第三方审核机构审核时使用，集中表述本组织的OHS保证能力。
     OHS管理手册的内容通常包括如下内容：
●方针、目标、指标和管理方案；
●OHS管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系；
●关于程序文件的说明和查询途径；
●关于手册的评审、修改和控制规定。
    管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的需要为前提。
    2．程序文件
    根据本组织OHS管理手册的要求，为达到既定的职业安全卫生方针、目标所需要的程序和对策，来描述实施OHS管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门使用。
    3．作业文件
    围绕手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的工作文件，主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的，可分为两类：
（1）工作指令，如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容：指令干什么、如何干和出了问题怎么办。
（2）记录，记录是OHSMS文件最基础的部分，包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的OHS记录和图表，事故、事件记录以及用户OHS信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段OHS是否达到要求和检查OHS管理体系运行有效性的证据，因而它具有可追溯性的特点。
    需要指出的是，各层次的OHSMS文件应与第一层次的OHSMS手册内容对应一致。各组织可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级，不一定按建议的三个层次等级。
    OHSMS标准中没有明确要求组织必须编制OHS管理手册。
3、编写体系文件的原则和基本要求
   编写体系文件的原则是写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效（文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做）。体系文件要做到：
1.系统性
─组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统有条理地制订
各项程序：
─所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
─各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；
─各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。
2．法规性
─体系文件应在总体上遵循OHSMS标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；
─文件一旦批准实施，就必须认真执行；
─文件修改只能按规定的程序进行。
3．协调性
─体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；
─体系文件之间应相互协调；
─体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；
─处理好各种接口，避免不协调或职责不清。
4．见证性
─体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况；
─对于审核来讲，OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据；
●危险因素已被辨识、评价并得到控制；
●有关活动的程序已被确定并得到批准和实施；
●有关活动处于全面的监督检查之中；
●职业安全卫生绩效和持续改进等。
5．唯一性
─对一个组织，其OHS管理体系文件是唯一的；
一通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
一决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
不同组织的文件可具有不同的风格。
6．适用性
一体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
一体系文件的详略程序应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；
一所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
4、体系文件编写的步骤与技巧
 4．1文件编写步骤
1．编写OHS初始评审报告
2．编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序
（1）危害辨识，危险评价与危险控制程度；
（2）法律、法规及其他要求获取、更新程序；
（3）管理方案定期评审程序；
（4）教育培训程序；
（5）协商与交流管理程序；
（6）文件和资料管理序；
（7）运行控制管理程序；
（8）应急预案与响应控制程序；
（9）绩效测量和监测控制程序；
（10）事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序；
（11）OHS记录管理控制程序；
（12）内部审核程序。
3．如果组织规模较大，可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序，如：
（1）管理评审程序；
（2）目标、指标确定更新程序
4．执行危害辨识，内容评价与风险控制程序，评价出重大危险源，并进行分级，制订危险源清单。
5．根据重大危险因素来编制或修订OHS方针
6．根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
7．根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意：
（1）为使重大危险因素受到控制，减少工伤事故的职业病，应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序；
（2）对同一个重大危险因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以只有其一；
（3）同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实施；
8．通过上述各程序提出各部门的职责，并补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。
9．将上述各程序中的主要内容，提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。
10．最后再写没有程序支持的手册中的要素，此部分应写详细一些。
4．2编写技巧
    OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人，每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。
1．第一条线：
3．3．1危险辨识，危险评价与危险控制；
3．3．2法律、法规及其他要求；
3．3．3方针、目标、指标；
3．3．4管理方案。
2．第二条线：
3．4．2培训、意识和能力；
3．4．5文件管理（控制）；
3．5．3记录和记录管理。
3．第三条线：
3．4．6运行控制；
3．4．7应急准备与响应。
4．第四条线：
3．5．1绩效测量与监测；
3．5．2事故、事件、不符合、纠正与预防措施；
3．5．4内部审核；
3．6管理评审。
5．第五条线：


其他及附录。
也可采取如下的编写方式：
（1）自上而下依序展开方式
    按方针、管理手册、程序文件、作业文件、OHSMS记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。
（2）自下而上的编写方式
    按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。
（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式
    先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实际是从分析活动，确定活动程序开始，将OHSMS标准的要求与组织实际紧密结合，可缩短文件编写时间。
5．5OHS管理手册作用
    OHS管理手册是阐述一个组织的OHS方针和描述OHS管理体系的文件，主要就体系作概括的表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。它对内是组织内部实施OHS管理的基本法规，为各项OHS管理活动提供统一的标准和共同的行为准则；对外是OHS保证能力的文字表达，以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力，保证生产活动的OHS达到规定的要求。所以，手册的编制不同于其它层次文件的编制，一方面它要求按照管理的理论，总结本组织OHS管理的实践，提炼本组织OHS管理的经验；另一方面它又要求按照OHSMS标准推荐的体系要素，对组织现存的固有体系进行继承和自我完善，为组织OHS管理的适用性和有效性提供条件和规范。通过OHS管理手册的编写过程，实质是对组织的OHS管理体系进行一次全面的审核和完善。
OHS管理手册的作用：
1、是组织建立OHS管理体系的总体规划；
    根据OHSMS标准制定的OHS管理手册，是对组织OHS方针、体系以及包括OHS管理各项职能及各项管理活动的整体描述，而OHS管理的各项工作和活动都是依据OHS管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织OHS管理体系总体蓝图的作用。
2、是统一和协调组织各部门职业安全卫生活动、实施工伤事故及职业病预防和控制的根本依据和法规；
    OHS管理手册作为组织内部法规性文件，为各项OHS管理活动提供了统一的标准和共同的行为准则。手册系统地、原则地规定了各项OHS职责和程序，以协调体系的有效性。
    OHS管理手册又是组织各级OHS管理人员实施OHS管理与控制的根本依据，当组织内其他OHS管理方面的标准和制度与OHS管理手册相抵触时，应服从OHS管理手册的规定。
3、是组织向上级主管部门、需方或第三方提供OHS保证能力和水平的文字表述。
此外，编制OHS管理手册还可以达到如下目的：
──描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织OHS管理体系重点解决的问题；
──总体描述和实施有效的OHS管理体系；
──提供改进的常规控制，促进管理活动；
──为审核OHS管理体系提供文件依据；
──OHS管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；
──按OHS管理体系的要求和相应方法培训人员；
──向组织各级管理者展示组织职业安全卫生管理的总框架；
──向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；
──明确各部门的职责与相互关系；
──对外介绍OHS管理体系；
──证明其自身OHS管理体系符合标准规定。
编写OHS管理手册应遵循指令性、符合性、系统性、协调性、先进性、可行性、可查性等项原则。
OHS管理手册内容即要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。它不可能象具体工作标准或管理制度那样详尽，对各要不比内容、要素间的关系和控制程序只需概括地作出原则规定。在描述时，要求文字准确、语言精炼、结构严谨，还要通俗易懂，以便组织内全体员工能理解和掌握。概括起来就是：
系统阐述，突出重点；
层次清楚，协调统一；
整体优化，切实可行；
OHS管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的实际需要。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。
5．2OHS管理手册编写工作程序
    OHS管理手册是在OHS管理体系的设计阶段形成的文件，该文件应当按照OHSMS体系分析的结果，对体系的构成、各要素的内容及其相互之间的联系作出系统、明确和原则的规定，在初始评审和体系设计之后编制。
编制OHS管理手册工作程序如图5-2所示。
1．资料收集与分析：
- 需要收集的主要资料包括：
●组织机构现状；
●各部门职责和权限现状（各部门确认的）；
●各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；
●对现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况和说明；
●对现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。
- 资料分析
●评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；
●评价工作接口现状，列出需研究解决的工作接口问题的清单；
●评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。
2．职能完善和职责、权限的确定；
一 现有部门的职责和权限调查；
一 列出需要调整或补充和职责和权限的清单；
一 提出调理或补充职责和权限的议案；
一 有关部门讨论，提出修改意见；
一 由组织最高管理层研究决定；
一 发布有关明确职责和权限的文件；
一 在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。
3．确定管理手册结构；
4．落实手册编写的组织工作；
5．制定编写手册的工作计划。
5．3OHS管理手册的内容
1）内封面：
●组织名称；
●组织标准编号；
●手册标题；
●符合标准的版次；
●手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。
2）批准页：声明手册是OHS管理体系的纲领性文件，是全体员工必须遵守的法则；最高管理者批准发布实施的命令（含最高管理者签字），批准发布日期和实施日期。
3）适用范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域。
4）对OHS管理者代表的任命书。
5）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节的主要附录等；
6）组织的概况：单位的名称、地址及通讯方法。也可以包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。
7）术语和定义：手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；
8）领导承诺：明确提出组织的承诺（最高管理者签字）。
9）OHS方针：明确提出组织的OHS方针（最高管理者签字）。
10）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。
11）体系要素描述：是对OHS管理体系17个要素和OHS管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。这部分一般按要素及其层次划分章节进行阐述。在编写OHS管理手册时，可以将几项要素合为一个要素而在一章中阐述，也可以将每一项要素分别写出，但一定要覆盖17个要素，阐明各要素之间的联系和区别。章节的顺序，一般可按OHSMS标准中所列出各体系要素的顺序编排。
这些要素可按下列内容编写：
●概述（或目标、总则）。阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。要素的目标是指其职能发挥至最佳状态时应达到的期望目标；
●职责：描述此要素的责任部门，协助部门；
●内容要求：要素要求的一定要写到；
●相关文件。
体系要素描述应注意的事项：
①无程序要求的要素（如OHS方针、目标与指标、组织机构与职责、OHS管理体系文件、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚：
②有要求制定程序的要素，简要描述，详见程序；
③按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况。
12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料（包括程序文件一览表、作业文件一览表、OHSMS记录一览表和手册更改记录表等）。
5．5．4手册的批准、发布和控制
1）手册发布前，手册编写责任人应对于手册内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审定，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出批准的识别标记；
2）批准后手册发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，保证合理发放和控制；
3）应规定手册编制、控制和更改协调办法。


附录1 职业安全卫生管理手册目标示例
OHS管理手册
目录
一、OHS管理手册的发布令
二、OHS管理者代表任命书
三、OHS方针
四、组织简介
五、目的、适用范围、引用法规及标准、定义
六、OHS管理体系要素
1．总要求
2．OHS方针
3．危害辨识、危险评价和危险控制计划
4．法律与其它要求
5．目标和指标
6．OHS管理方案
7．组织机构与职责
8．培训、意识与能力
9．协商与交流
10．OHS管理体系文件
11．文件和资料控制
12．运行控制
13．应急预案与响应
14．绩效测量和监测
15．事故、事件、不符合、纠正与预防措施
16．记录
17．内部审核
18．管理评审
七、附录
1．OHS法律、法规标准及要求清单
2．重要危险因素清单
3．目标、指标、管理方案
4．OHS管理组织结构图
1．概述
建立并保持程序以获取OHS法律、法规、标准和其他要求，确认其符合性并跟踪其变化以及时更新。
2．职责
安全科负责OHS法律、法规和其他要求的获取及适用性确认，对符合性进行检查。
各单位应严格遵守已确认的OHS法律、法规、标准及其它要求。
3．控制要求
3．1按程序获取并确认OHS法律、法规和其他要求；
3．2建立适用的OHS法律、法规、标准和其他要求的台帐；
3．3根据公司生产的变化，确定新的重大风险对法律、法规的符合性；
3．4跟踪法律法规和其它要求的变化，并及时更新相应台帐。
4．相关文件
①AB/CDE/HUK一一1999：OHS法律、法规识别确定程序
②AB/…/…一一1999，法律、法规、标准清单
1．概述
依据本公司的OHS方针和确定的重大风险，制定OHS目标和指标，公司的目标和指标应分解到各部门，以实现对工伤事故和职业病的预防和持续改进。
2．职责
2．1安全科负责提出修订公司的OHS目标和指标及其日常检查；
2．2OHS管理者代表负责审查OHS目标和指标；
2．3相关单位负责本单位OHS目标、指标的分解和细化并落实；
2．4总经理负责审批OHS目标和指标。
3．控制要求
3．1目标、指标制定的依据；
3．1．1公司的OHS方针；
3．1．2要考虑技术的先进性及可选方案；
3．1．3相关方的期望和要求，法律、法规的要求；
3．1．4经营管理与竞争的要求，市场状况，经济条件。
3．2目标、指标的检查与修订：
3．2．1安全科组织有关部门每半年对公司OHS目标、指标的实施情况进行一次（必要时可增加次数）检查，并将结果报OHS管理者代表；
3．2．2当目标和指标需要修订时，安全科应报管理者代表，并提交OHS管理评审会议，各部、科要根据评审结果对本部门的目标和指标进行相应的修订；
3．2．3各部、科应根据OHS管理方案的实施，对分解的目标、指标实施过程进行检查和控制。当重要危险因素发生变化时，应及时修订目标和指标并文件化；
3．2．4目标和指标的变更和修订必须经OHS管理者代表审查，总经理批准。
4．目标与指标见附录（略）
5．相关文件
①AB/…/…一一1999OHS目标、指标管理程序
1．概述
为保证OHS目标、指标的实现，制定OHS管理方案并确保执行。
2．职责
2．1安全科负责组织有关职能部门研究提出OHS管理方案的草案；
2．2OHS管理者代表负责审查OHS管理方案；
2．3各单位根据分解的目标和指标，制定具体落实方案，由安全科进行监督检查；
2．4总经理负责审批OHS管理方案。
3．控制要求
3．1管理方案的制定；
3．1．1管理方案应明确实现目标和指标；
3．1．2管理方案要有技术措施，并且可行；
3．1．3管理方案要写明完成的时间和进度；
3．1．4管理方案要有规定的责任部门；
3．1．5重大风险因素应制定OHS管理方案。
3．2OHS管理方案的审批和实施
3．2．1制定、修订后的OHS管理方案要形成文件，报OHS管理者代表审查，并报总经理批准；
3．2．2为了保证OHS管理方案的实施，公司的最高管理者要保证所需资源的落实。
3．3OHS管理方案的修订；
3．3．1OHS管理方案随公司活动、生产和服务的变化及时调整和修订；
3．3．2OHS目标和指标发生重大变化时，安全科应组织有关职能部门对OHS管理方案进行修订或补充；
3．3．3由于管理评审或审核要求应对管理方案进行修订。
4．OHS管理方案（略）
1．概述
建立并保持员工OHS管理体系培训程序，明确培训需求，确保全体员工，尤其是重要岗位的相关人员能够胜任他所担负的工作，以满足OHS管理体系建立及运行要求。
2．职责
2．1安全科负责确定员工的培训需求，并将其文件化；
2．2各部门根据安全科确定的员工OHS培训需求实施培训；
2．3人事部根据培训需求进行组织协调并制订年度培训计划。
3．控制要求
3．1根据体系文件要求，确定培训需求，明确需要培训的岗位（工种）或人员；
3．2培训计划应明确对各类人员的培训要求、培训方式及应达到的效果；
3．3对可能产生重大事故的岗位人员应进行培训，使其明确自己的职责，并熟悉本岗位应急准备与反应措施；
3．4对全体员工都应进行安全意识教育，使其理解本公司的OHS方针，提高安全意识和持续改进的自觉性；
3．5安全知识的培训不局限于课堂教学，要充分选用公司的内部会议、版报、公司报、广播、有线电视等进行OHS知识的培训教育。
4．支持文件
①AB/…/…一一1999《OHS培训管理程序》
②AB/…/…一一1999《对相关方的控制程序》
5．6OHSMS程序文件编写
程序是为实施某项活动规定的方法。OHSMS程序就是为完成某一项体系要素活动所规定的方法。OHSMS标准要求组织建立OHS管理体系，并必须形成相应文件，表明某项OHS活动的目的和范围，应做什么（WHAT），为什么这样做（WHY），谁来做（WHO），何时（WHEN），何地（WHERE）以及如何做（HOW），应采用什么材料、设备、仪器和依据什么文件，以及如何进行控制和记录。
程序文件按性质可分为：管理性程序和技术性程序；按层次可分为：组织一级程序和部门程序。
5．6．1程序文件的作用和要求
1）程序文件是实施OHS方针、目标、指标的具体措施，是对那些产生职业安全卫生影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。
2）每一个程序文件都应包含OHS管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在工作指令或作业指导书中规定。
3）只有有效实施程序文件才能体现OHS管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的效果。
4）程序文件实质上是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。
5．6．2程序文件编写的工作程序
1．对现行文件和收集和分析
收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有"程序"的性质，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。
组织如果已经建立了ISO 9000质量管理体系或ISO 14000环境管理体系，就应该使OHS管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似，这些程序最好在原ISO 9000程序或14000程序的基础上补充为好。
2．编制好程序文件明细表
一个组织的职业安全卫生管理体系程序文件的多少，每个程序的详细、篇幅和内容都没有硬性规定，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好；各个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐渐展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制定计划逐步完成。
5．6．3程序文件内容和格式
1．文件编号和标题
程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。
（1）目的和适应范围：一般简单说明开展这项活动的目的所涉及的范围。推荐使用如下引导语：
为了……制定本程序。
本程序规定了……
本程序适用了……
（2）术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。
（3）职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。
（4）程序内容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。
（5）相关程序、文件和记录：指需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。
2．报告和记录格式
确定使用该程序时所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。
程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
5．6．4程序文件编写内容要点举例
1．组织员工责任制管理程序
①员工责任制制度的依据；
②员工责任制的制定范围（各级管理层和各操作岗位人员）；
③责任制的内容；
④责任制编制、运行程序；
⑤领导及其责任制的变更；
⑥员工责任制的监督、检查和考核。
2．方针和目标管理程序
①方针目标依据的原则；
②方针目标的策划和审定；
③方针目标的分解实施；
④方针目标的考核与评审；
⑤方针目标的变更。
3．危害辨识风险评价程序：
①危害辨识
一 明确危害辨识的相关职责；
一 明确危害辨识的范围；
一 危害辨识的原则；
一 危害辨识的具体方法，相关要求（人员要求、注意事项）；
一 调查结果的汇总以及确认（职责、方法）
②风险评价
一 评价的职责；
一 评价的原则；
一 评价方法（详细描述）；
一 风险分级；
一 相关记录的保管与存档要求。
③危害因素的更新识别与重要危险因素的更新评价。
4．法律及其他要求控制程序
①获取的途径、方法，执行者，频次，获取方式；
②评价与登记、保管、执行者，批准者，存放处；
③摘录与分发：由谁进行摘录、整理，怎么分发到有关部门（可以建立内部行为准则）
④法规标准的更新
5．培训、意识与能力程序
①培训内容，包括OHS知识、OHS管理手册、程序文件、紧急状态的处置、重要岗位的作业指导书等；
②如何确定培训需求，由什么部门提出、针对什么（职工入厂教育，工人上岗、转岗教育考核等）。培训要分层次进行：最高管理者、中层干部、内审员、重要岗位、全体员工、新员工等；
③培训形式：
一 正规的、办班形式培训；
一 各部门内部培训（作业指导书、相关运行控制、应急准备、程序等）；
一 普及性教育（方针、重大危险因素、目标、指标等）；
④培训计划的相关要求：决策机构，职责部门，培训对象；
⑤培训记录包括：培训计划，培训名单，考核记录，员工个人教育档案，资料的保存及管理。
6．文件控制程序
①文件控制对象：手册、程序文件、作业指导书及记录，也可不包括记录；
②文件的编制（重要OHS文件的编号、起草、制订、修改的职责及注意事项）；
③文件的发放（由什么部门负责文件的发放，是否制订发放清单等）；
④文件是否受控；
⑤文件的保存（各种重要OHS文件保存在什么部门，文件保存的注意事项）；
⑥这时文件如何处理，文件更新要求等，针对文件的不同层次给予规定。
⑦文件及记录的保存期规定。
7．运行控制程序
①运行控制对象
一 对缺乏程序指导可能导致可能偏离方针、目标、指标的运行；
一 所有与重大危险因素对应的活动；
一 对供应商或项目承包方。
②涉及到的各个部门、岗位的职责、要求必须明确；
③明确运行控制的参数；
④具体的操作规程，操作工的资格要求；
⑤运行控制的结果记录。
8．应急准备与响应程序
①明确事故和紧急情况发生的可能性及部门。紧急情况可能是：
●火灾、爆炸；
●有毒有害物质的泄露；
●安全监控失控等。
②对内、外部应急联络人员、部门及其职责做出相应规定；
③针对可能发生的紧急情况采取必要的准备；
④应急联络方式：包括时间限制、联络办法等；
⑤针对已发生的紧急情况所采取的处置措施；
⑥对程序进行评审与修订；
⑦应急演练。
9．监测与测量程序
①明确监控与测量的内容（至少包括重大危险因素、目标、指标以及法律法规及其他要求的符合性）；
②如何进行监测，与法律、法规、标准、其他要求对照，监测结果的处理；
③测量方法、监测频率（根据被监测对象的具体情况而定）；
④监测仪器的校准；
⑤监测人员资格、培训等；
⑥各种记录。
10．管理评审程序
①管理评审年度计划；
②管理评审内容（体系 内审结果、方针、目标、指标贯彻落实情况，管理方案的实施情况，体系的符合性，有效性，持续改进的承诺等）。
③有关纠正预防措施的决定；
④管理评审记录、提案记录的管理。
5．7OHSMS作业文件的编写
5．7．1作业文件的作用和要求
作业文件是程序文件的支持性文件。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，但能在程序文件中交代清楚的活动，就不要再编制作业文件。作业文件必须与采用要素的程序相对应，它是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件。国家、行业、组织的技术标准、规范不作为作业文件，单独在"在用标准目录"中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。作业文件的内容是描述实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。
5．7．2作业文件的编写
组织现行的各种组织制度、规定、办法等文件，很多具有与作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。
根据OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少，内容也不相同， 即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。
5．7．3作业文件内容的格式
1．文件编号和标题：
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点：
（1）目的和使用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围；
（2）职责：指明实施文件部门及其职责、权限，接口及相互关系；
（3）管理内容：是作业文件的核心部分。应列出并开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图；
（4）更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件，则应一起组织更改；
（5）相关程序、文件和记录：指需引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录；
2．报告和记录格式：
确定使用该作业文件所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及有关部门对接口关系的认可，经过审核、实施。
5．7．4作业文件清单示例
由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同，下面是一些运行控制程度和作业文件目录示例。
5．8OHSMS记录编写
5．8．1OHSMS记录的作用
记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。职业安全卫生记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段，因此，记录有如下功能：
（1）是体系文件的组成部分，是职业安全卫生职能活动的反映和载体。
（2）是验证OHSMS体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据，是体系有效性的证明文件，具有可追溯性。
记录可以是书面形式，也可以是其他方式，如电脑软件储存的资料。
（3）OHSMS记录为采取措施和纠正措施提供了依据。
5．8．2OHSMS记录的编制与要求
OHSMS记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，以使OHSMS记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。
1．编制记录总体要求的文件
根据标准、手册和程序文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。
2．表格设计
在编制程序文件与作业文件的同时，分别制订与各程序相适应的记录表格。必要时可附在程序文件和作业文件的后面。
3．校审和批准
汇总所有记录表格，组织有关部门进行校审。校审的重点，应从体系的整体性出发，重点是各表格间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性。校审并作相应修改后报主管领导批准。
4．汇编成册
将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。
5．要求
●应建立并保持有关OHSMS记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序；
●记录应在适宜的环境中贮存，以免损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制订相关方查阅和索取所需记录的有关规定；
●应明确记录所采用的方式（如文字填写、缩微胶卷、磁盘、或其它媒介）；
●按规定表式填写与输入记录，做到记录内容准确，填写（输入）及时，字迹清楚、整齐；
●应根据需规定记录的保存期限，一般应遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管；合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定；
●应规定对过期或作废记录的处理方法。
5．8．3OHSMS记录编制内容：
1）记录名称：简短反映记录对象；
2）记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码；
3）记录顺序码：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，若记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录顺序号；
4）记录内容：按记录对象要求，确定编写内容；
5）记录人员：记录填写人、会签人、审批人等；
6）记录时间：按活动时间填写，一般应写清年、月、日；
7）记录单位名称；
8）保存期限和保存部门。
通常，组织需要有如下的职业安全卫生记录（示例）：
1）设计评审、鉴定和验证记录
2）设备安装鉴定周期记录
3）特殊工序人员和操作的监督记录
4）检验和试验记录（含测试报告）
5）计量器具校准记录
6）纠正措施验证和报告
7）产品质量报告
8）用户申诉处理记录和情况报告
9）事故报告表
10）文件更改记录
11）人员培训记录
12）人员资格认可记录
13）体系审核记录和审核报告
14）体系的复审记录和复审报告
15）检验证书
险此之外，还应根据不同的安全生产活动，增添相应的职业安全卫生记录。
5．9体系文件的受控标识与版面要求
5．9．1体系文件的受控标识
1）体系文件分为受控文件和非受控文件，应分别加盖"受控文件"和"非受控文件"印章，"受控文件"应制定程序对其进行控制；
2）OHS管理手册、程序文件和作业文件用于对外宣传和交流时，可加盖"非受控文件"印章，不作跟踪管理，组织内部使用时，必须加盖"受控文件"印章，列入受控范围；
3）需增领文件时，应到文件管理部门按手续领取，严禁自行复印；
4）持有者应妥善保管，不得随意涂改、损坏、丢失。
5．9．2文件发行版本、修改码、文件和记录编码
发行版本──首版为A，以后换版为B、C、D……
修改码──未作修改时为0，以后修改依次为1、2、3……
文件编码──是体系文件的识别标记，一个文件只能有唯一的一个编码。
5．9．3体系文件版面要求
组织OHS管理手册、程序文件的编制建议采用标准形式，基本要求应符合GB/T1．1《标准编写的基本规定》，但文件编码、页码等其它要求应满足程序文件特有的规定。作业文件不采用标准形式编制。体系文件和记录（专用票据除外）版面推荐均采用A4纸，如图表较大可折叠装订。