目前,质量体系认证的饿有效性、权威性问题日益成为人们关注的焦点。进一步规范认证咨询工作、提高认证咨询工作质量应该成为质量认证工作中的重要内容。在咨询活动中,起主体作用的咨询人员的工作质量。质量认证质量基础在认证咨询的质量,认证咨询质量的关键在咨询人员的质量。令人遗憾的是,目前尚未形成专业化的认证咨询人员管理体系,甚至对咨询人员的适任条件都没有一个基本的规定,导致咨询人员的构成非常庞杂,咨询队伍的整体水平不尽如人意。水平低、素质差的所谓“咨询师”大量存在,是造成认证咨询形象不佳的一个重要原因。因此,笔者人为,可将加强对咨询人员的规范和管理作为规范和管理认证咨询市场的突破口。
咨询人员的管理可在两个层次上展开:一是国家实施咨询师注册制度;二是咨询机构加强对咨询人员的培养和管理。
一、建立和实施咨询师注册制度
建议由国家质量技术监督局授权的专业机构(比如中国认证人员国家注册委员会)对咨询人员进行统一管理。管理的方式可借鉴认证人员注册制度,实施咨询人员注册制。实施咨询师注册制度,已经成为业内人士的共识。
咨询人员的注册工作包括指定咨询师的等级标准、规定咨询师的适任条件、制定咨询人员的培训管理办法(包括培训课程批准程序登)、确定咨询人员考核管理办法(比如考核可分为笔试、面试和咨询现场验证登)、制定咨询人员注册管理办法和相关规定等。
咨询人员可分为三个注册级别:咨询师、高级咨询师、体系设计师。
笔者认为,注册咨询师应具备的条件包括:
1、知识背景
a、接受过中、高等教育,并取得相应的学历证书;
b、对ISO9000系列标准由相当程度的理解;
c、具备一定的管理学理论知识。
2、技能
a、调研和策划能力;
b、宣讲和指导能力;
c、帮助企业建立和推动质量体系的能力;
d、指导企业进行内审和管理评审的能力;
e、沟通与相处的能力。
3、经历
a、具备一定的管理或质量管理工作经验和经历;
b、咨询经历。
4、职业道德
a、遵守国家法律、法规和认证工作规则;
b、严肃、认真地履行咨询合同;
c、热情、细致、周到地为企业服务;
d、遵守被咨询方的相关章程制度;
e、不介入被咨询方与本职工作无关的事务;
f、不向被咨询方提出无理要求;
g、保守被咨询方的秘密。
二、咨询机构对咨询人员的管理
咨询机构对咨询人员的管理是否到位,直接影响咨询人员的工作质量。咨询机构的质量体系应充分体现对咨询人员的管理要求。
1、明确咨询人员职责
咨询人员所承担的工作任务和应遵循的工作准则应是明确而具体的。咨询人员应向企业宣传并帮助企业导入ISO9000族标准的概念、思想和意义,指导企业建立质量管理体系并有效运行,帮助企业顺利通过认证机构的审核,为企业培养一支质量体系内审队伍。咨询人员应通过自己卓有成效的工作,使企业切实感受到贯标的作用和意义。
2、制定明确的咨询工作程序
咨询机构应依据ISO9000系列标准和国家有关质量认证机构管理办法的要求建立一套科学、严谨的咨询工作程序,以此指导和规范咨询人员的工作。咨询工作程序应包括下面两大环节:a、调研;b、贯标;c、策划;d、培训;e、文件编写指导;f、内审与管理评审指导;g、认证前指导。
3、咨询人员培训与工作研究制度化
a、由于标准修订转换、顾客要求变化等诸多因素的影响,咨询人员应及时更新知识,不断提高素质、增强能力,所加强咨询人员的后续内外部培训是咨询机构的重要工作。
b、认证咨询是实践性很强的工作,很多经验与技巧来自于咨询人员的相互交流。咨询机构应开展多种形式的交流活动,不断提高咨询人员的业务水平。
c、咨询人员应适当参加认证机构的审核,以正确引导企业建立和运行质量体系,及时发现体系存在的问题和缺陷。
4、咨询机构应制定以套严格的咨询人员行为准则,全面而具体地规范咨询人员的行为。
5、重视顾客的投诉,建立切实可行的顾客服务工作程序。
6、建立适意的咨询人员奖惩制度。
需要强调的是,实施咨询师注册制度和咨询机构对咨询人员的管理是在不同层次上的管理行为,它们是互为补充、互相促进的关系,而不应以一种方式取代另一种方式。也就是说,咨询师注册制度不能代替咨询机构对咨询人员的选择、管理和培养;同样,咨询机构对咨询人员的管理,也不能起到咨询师注册制度对行业的整体规范作用。
作者:北京新标质量认证咨询有限公司 陈勇
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